איך לעבוד עם “עקוב אחר שינויים” המדריך המלא!
איך לעבוד עם “עקוב אחר שינויים” המדריך המלא!
סיימתם לכתוב את הספר, עבדתם עליו עם עורך ספרותי – נהדר! השלב הבא הוא עריכת לשון. בעריכת לשון, בשונה מעריכה ספרותית, כל מילה ומילה נבחנת בהקשר הלשוני והתחבירי שלה. לכן, לא מן הנמנע שמילים ישתנו, חלקים במשפטים יזוזו ממקום למקום ושינויים נוספים. אתם, הכותבים, אתם האחראיים הבלעדיים לקבל את השינויים הללו. לשם כך העורכים שלנו מונחים לעבוד על הטקסט תוך שימוש בפונקציית “עקוב אחר שינויים”. זו דרך קלה ונוחה לראות מה היה הטקסט המקורי ומה שונה בו. אם זו לכם הפעם הראשונה שאתם עובדים עם הפונקציה הזו, כדי לכם לעיין במדריך זה ולהבין כמה קל, פשוט ונוח לעבוד עם WORD.
(רואים, זה אפילו מתחרז!)
כללי
תהליך עריכת מסמך או ספר בתוכנת WORD נעשה תוך שימוש באופציה בתוכנה הנקראת: “עקוב אחר שינויים”.
בדרך זו כל שינוי שמתבצע בקובץ מסומן בצבע ובסימן כך שכל צד יכול לראות את השינויים שביצע הצד השני לאשר אותם או לדחות אותם.
השינויים המופיעים הם:
מחיקת מילים והוספת מילים. הערות שונות שנכתבות במסמך עצמו תוצגנה בצד באופציה שנקראת בתוכנת וורד “בלונים”.
מסמך הכולל סימון השינויים נראה בדרך כלל כך:
לחיצה על הקו הימני תציג את השינויים.
מחיקת טקסט מסומנת עם קו חוצה של הטקסט; הוספת טקסט מסומנת בצבע. ה”בלונים” מופיעים בצד המסמך.
הפעלת אפשרות מעקב אחר שינויים
כדי לאפשר לתוכנה לעקוב אחר השינויים שמבוצעים במסמך יש צורך להפעיל את האופציה הזו.
בשורה הראשונה של התוכנה מופיעה לשונית “סקירה”.
אפשרות “עקוב אחר שינויים” נמצאת בקבוצת הפקדים הנקראת “סקירה”. כדי להפעיל אפשרות זו יש ללחוץ על כפתור “עקוב אחר שינויים.” לאחר הלחיצה הוא מופיע מואר (לא בכל הגרסאות).
לאחר הלחיצה על כפתור זה – כל שינוי במסמך יתועד ויסומן על המסמך עצמו ויוצג לכל מי שיקבל אותו.
גרסאות שונות של תצוגה
לאחר ביצוע השינויים במסמך נוכל לראות את גרסאותיו השונות באמצעות בחירה בין סוגי תצוגה שונים :
ליד לחיץ “מעקב אחר שינויים” מופיע לחיץ שפותח תפריט עם אפשרויות תצוגה:
סופי: הצג סימון – תצוגה סופית של המסמך הכוללת את השינויים שבוצעו במסמך ואת סימונם.
סופי – תצוגה סופית של המסמך הכוללת את כל השינויים ללא הצגת סימונים לשינויים שבוצעו במסמך.
מקור: הצג סימון – תצוגת המקור של המסמך שכוללת סימונים להצגת השינויים שבוצעו.
מקור – תצוגת המקור של המסמך בלי להציג שינויים שבוצעו בו.
תחת לחיץ “הצג סימון” אפשר לבחור אילו שינויים יוצגו ואילו לא יוצגו (סימון ב-P מסמן שהדבר יוצג) כמו כן, ניתן לבחור להציג שינויים של אדם מסוים בלבד ולא של כולם.
קבלת שינויים שנעשו במסמך או דחייתם
בשלב בדיקת המסמך אפשר להחליט אם אנו מעוניינים לקבל את השינויים שבוצעו במסמך או לדחות אותם.
הדבר נעשה על ידי סרגל שמופיע שכולל את הלחיצים הבאים:
הבא – עובר לתיקון הבא.
הקודם – מציג את התיקון הקודם.
קבל – מקבל את התיקון ומאותו רגע התיקון מאושר ונכלל כטקסט מקורי.
דחה – התיקון נדחה.
(אנחנו מבקשים לא לדחות תיקון שבוצע אלא לאשר את אלו המקובלים. אנו נראה את השינויים שנותרו מסומנים וכך נוכל לדעת מה לא מקובל ולהחליט בהמשך לגבי התיקון).
תחת לחיץ “קבל” קיימת שתי אופציות:
“קבל ועבור לבא”
או “קבל את כל התיקונים במסמך”.
אנו ממליצים לא להשתמש באופציית “קבל את כל התיקונים” אלא לבדוק אותם אחד-אחד.
דחיית תיקונים – תזכורת: אנו מבקשים לא לדחות תיקון שבוצע אלא לאשר את אלו המקובלים כדי שנוכל לדעת מה לא מקובל ולהחליט בהמשך לגבי התיקון.
בהצלחה!
כתיבת תגובה